• Главная
•  / 
• Программы 1С

Документооборот 8

Документооборот - решение для автоматизации документооборота предприятий на базе платформы 1С:Предприятие 8.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Очевидно, что все потоки документов организации делятся на внешние и внутренние. Внешний документооборот — это обмен документами с другими организациями или частными лицами, внутренний — работа с документами, которые предназначены только для сотрудников компании. Чем крупнее организация, чем больше отдельно расположенных подразделений в нее входит, тем больше разновидностей документов сотрудники используют для взаимодействия между собой. Традиционно это происходит либо в бумажном виде, либо в форме сообщений электронной почты.

В управлении организацией широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Фирма "1С" известила пользователей и партнеров о выпуске  нового прикладного решения "1С:Документооборот 8", предназначенного для автоматизации делопроизводства и документооборота коммерческих предприятий и бюджетных учреждений.

Типовая конфигурация "1С:Документооборот 8" на новой платформе "1С:Предприятие 8.2" является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. "1С:Документооборот 8" - одно из первых тиражных решений, разрабатываемых на платформе "1С:Предприятие 8.2".

Программа "Документооборот 8" позволяет быстро и эффективно решить проблему ведения электронного документооборота для небольших и средних по численности предприятий.

Конфигурация позволяет:

Работа пользователя начинается с рабочего стола.  Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д

К примеру, на  рабочем  столе секретаря предусмотрена панель избранного для быстрого доступа к часто используемым данным – сведениям о сотрудниках, списку полезных телефонов, рекомендациям по составлению исходящих писем и т.д.

рабочий стол секретаря

рабочий стол руководителя отдела

рабочий стол директора

В программе предусмотрена автоматизация работы с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например:

• проектные материалы,
• черновики,
• результаты обсуждений и другие.

Все файлы хранятся в информационной базе или в томах  на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

В программе "Документооборот 8" поддерживаются любые файлы – для работы с ними используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

Администратором или пользователем, имеющим соответствующие полномочия, определяются права доступа пользователей. Права доступа к файлам настраиваются по папкам для пользователей и групп с учетом наследования прав родительской папки. Можно установить разрешающие и запрещающие права.

Права  доступа к входящим и исходящим документам настраиваются через группы доступа с учетом следующих реквизитов документа:

• Вид документа,
• Гриф доступа,
• Корреспондент (группа доступа корреспондентов).

Импорт файлов  в программе 1С "Документооборот 8"  осуществляется перетаскиванием файлов или каталогов мышкой из файловой системы в папку 1С "Документооборота 8"

Кроме того в программе предусмотрена загрузка файлов со сканера.

Права могут указываться как для пользователей, так и для групп пользователей. Входящие и исходящие документы передают права доступа присоединенным к ним файлам и их версиям.

Правами доступа к бизнес-процессам и задачам обладают:

• автор бизнес-процесса (задачи),
• все участники бизнес-процесса (только чтение),
• исполнитель задачи (изменение своей задачи),
• линейные руководители участников бизнес-процессов (только чтение).

Роль Контроль задач и бизнес-процессов имеет полные права на все бизнес-процессы и задачи.

Рядовые сотрудники могут работать только со своими отчетами. Руководитель подразделения имеет право просмотра всех ежедневных отчетов сотрудников своего подразделения.

Роль Контроль ежедневных отчетов дает полные права на все ежедневные отчеты всех сотрудников.

Доступ к другим данным в зависимости от данных и ролей пользователей ограничивается по:

• группам доступа корреспондентов,
• группам доступа физических лиц,
• видам документов,
• папкам файлов и документов,
• грифам.

В программе 1С "Документооборот 8" реализован быстрый и удобный поиск необходимых папок и файлов. Поиск может осуществляться двумя путями:

• поиск по списку;

• полнотекстовый поиск

Полнотекстовый поиск включает в себя возможность поиска:

• как по реквизиту, так и по содержимому файлов;
• с учетом морфологии;
• по поиску возможных слов.

Поиск производится по всем данным: по входящим и исходящим файлам, задачам, бизнес-процессам, отчетом и т.д.

Программа 1С "Документооборот 8" позволяет отправлять и загружать файлы с помощью электронной почты.
При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.
По итогам работы в программе 1С "Документооборот 8" формируются отчеты.
Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах.
Примеры отчетов приводятся далее.

• Отчет "Журнал передачи";

• Отчет "Сводка по видам документов";

• Отчет "Документы в делах";

• Статистические отчеты по документообороту;

• Отчет по бизнес-процессам;

 

Обязательное условие републикации или цитирования - размещение активной, действующей гиперссылки на конкретно статью на сайте или на сайт целиком.

n