1С:Архив - решение для автоматизации документооборота

Программа "1С:Архив 8" работает на платформе "1С:Предприятие 8.2 Управляемое приложение" и обеспечивает:

• хранение и права доступа к документам
• учет рабочего времени
• регистрацию входящих и исходящих документов
• работу с документами
• бизнес-процессы и работу пользователей
• работу с системой через веб-браузер
• поиск информации
• просмотр, редактирование и контроль версий
• отчетность

Одно из наиболее важных преимуществ заключается в том, что "1С:Архив 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами. 

Итак, попробуем разобраться в принципе работы данной программы.

После запуска программы "1С:Архив" пользователь попадает на рабочий стол, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому. Основная часть работы может выполняться непосредственно на нем.

Хотелось бы заметить, что программа "1С:Архив 8" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТу и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Все документы в "1С:Архиве 8" хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов (например, "договора", "приказы", "служебные записки") или по уровню доступа (например, "общие", "конфиденциальные"), что очень упрощает поиск нужного документа.

Для сохранности документов в программе каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций:

• чтения,
• добавления,
• редактирования
• удаления.

К примеру, если на папке не стоит разрешение удаление, то ее удаление из программы невозможно.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Для автоматизации коллективной работы с документами в 1С:Архиве 8 предусмотрены такие бизнес-процессы, как:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

К каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов.

Документам и бизнес-процессам можно назначить дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке (например, "важность документа", "теги", "корреспондент", "место хранения" и др.).

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли "Директор" и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.

В "1С:Архив 8" включены следующие отчеты:

• Справка об исполнительской дисциплине

  

• Список поручений, истекающих на дату

  

• Список просроченных поручений

  

• Динамика роста хранилища

  

• Справка по поручениям

• Справка по документам

Программа"1С:Архив 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
• оповещение исполнителей,
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

"1С:Архив 8" обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию.

Необходимо заметить, что реализация в "1С:Архиве 8" полнотекстового поиска документов (разделов, рецензий, поручений и т. д.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов с учетом морфологии позволяет решить вопросы верификации документа и сокращает затраты времени, поскольку в традиционных системах делопроизводства на поиск документов тратится до 30 % времени сотрудников.

Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени.

Таким образом можно обобщить все плюсы данной программы и сделать вывод:

1. Приложение 1С Архив 8 это система управления документами, позволяющая повышать эффективность электронного документооборота на больших и малых предприятиях. 1С Архив 8 работает, в том числе, и с очень большими объемами электронной документации.
2. С помощью системы 1С Архив 8 можно организовать на предприятии централизованный архив документов, выполненный в виде иерархии папок. Все папки, создаваемые с помощью 1С Архив 8 обозначаются русскими именами и могут иметь любой уровень вложенности. В данном приложении на каждый документ ведется учетно-регистрационная карточка. Реквизиты, которые отмечаются в этой карточке, соответствуют требованиям ГОСТ. С их помощью можно легко и быстро определить все необходимые параметры документа в 1С Архив 8, узнать дату его создания, редактирования и прочее.
3. Работа с документами внутри системы 1С Архив 8 хорошо продумана и умело организована. Она позволяет вести совместное использование и редактирование файлов. Система 1С Архив 8 следит за тем, чтобы в данный момент времени документ редактировался только одним пользователем, временно блокируя доступ к нему остальным.
4. Еще одна важная возможность 1С Архив 8 это хранение разных версий электронных документов. Даже после редактирования вы можете вернуться к любой из старых версий документа, что может быть очень полезным в работе.
5. 1С Архив 8 дает возможность разделить права доступа к документам и разделам для разных групп пользователей. В зависимости от уровня доступа, пользователь 1С Архив 8 может иметь возможность чтения, добавления, редактирования и удаления электронных документов. В карточке документа пользователи могут оставлять свои рецензии, доступные для свободного просмотра.

Обязательное условие републикации или цитирования - размещение активной, действующей гиперссылки на конкретно статью на сайте или на сайт целиком.